私が学んだとりまとめ業務（プロマネ）のコツを解説

はじめに

若手のみなさんはとりまとめ業務をどの程度ご経験されていますか。私は配属初年度より、様々な業務でプロマネ経験させていただきました。

とりまとめ業務とは、ある業務の計画・進捗管理など全体の管理（上司への内容報告等含む）をする業務であり、プロジェクトマネージャー（プロマネ）とも呼ばれたりします。

この記事をお読みの方でも「いやいや管理する仕事なんて楽勝でしょ。指示出してればいいんでしょう。」と気楽にお考えの方もいらっしゃると思います。

いざ仕事をしてみるとわかるのですが、このような業務をする人がいてくれるからこそ円滑に回っているなとか実際プロマネやってみると思ったより何をしていいかわからないなと実感します。

今後プロマネを担う若手のために、そのコツを紹介したいと思います。

なぜプロマネが必要？

もしプロマネがいなかったらどのようなことが起こるかを箇条書きでまとめました。

• 業務の全体像が不明瞭となり、どこで終わりなのかがわからない
• 上記理由により、何をいつまでに終わらせたらよいかが全員不明瞭となる
• 依頼先の全体像が不明瞭となり、業務を始めることができない
• 上記のため、他部署から五月雨式に様々な人に照会が来てしまう
• 個々で作業を行うことになり、スケジュールどおりに業務が終わるかがいつまでも不明瞭

上記のような大変な問題が起こります。簡単にまとめると、スケジュールを守ることができなくなります。 スケジュールを守ることは社会人として基本的な能力になりますので、それすらもできていないという大変悲惨な状況になります（ひどければ普通に降格・クビになってしまいますよね）。

そのため、プロマネという存在・業務が重要になってきます。

プロマネのコツ１　管理表を作る

ここからは私が学んだコツをご紹介します。初めに学んだ重要なことは「管理表」をシンプルに作成するということです。

管理表とは、具体的に以下のような表です。いつまでに・誰が・どんな内容を行うかを簡単にまとめたものになります。

今回は上記内容で作成しましたが、必要に応じて色を付け見やすくしたり項目を追加するなどしてみましょう。カレンダーに作成資料を記載してビジュアル的な資料を作成するのも一つのアイデアです。

驚くべきことなのですが、このような表が存在するだけで業務がきちんと回ります。このような表があれば、他部署への依頼等もスムーズに進みます。なぜなら、視覚的にどの資料を自分たちが作成すればよいかということが一目でわかるからですね。

プロマネのコツ２　他部署との調整（確認）を事前にしよう

次に学んだ重要なことは、他部署との調整（確認）を事前に行うということです。上表を使っていきなり依頼しても最悪問題はありませんが、次のような問題が生じます。

それは、他部署の担当者が不明（問い合わせ先が不明）である点やスケジュールに無理があり依頼通りに資料が出てこない可能性がある点です。

他部署の担当者が不明で困ることは・・・？

依頼は他部署のマネージャー（部長、課長など）宛てに送ることになりますが、実際作業をするのは基本的にそれ未満の人たちです。

このまま依頼するとすると、担当者に依頼内容が周知されない可能性があります（基本的にはマネージャー（部長、課長など）が部下に分担してくれますがそれをしてくれない人もいます）。

それを防ぐために担当者を事前に把握し、マネージャー（部長、課長など）と合わせて依頼を送る必要があります。

依頼のスケジュールに無理があり困ることは・・・？

自分たちの都合をもあるので仕方ないですが、他部署にもそれなりに仕事を抱えています。自分たちも仕事をいきなり振られて嫌な思いをするように、他部署もいきなり依頼されたら嫌な思いをしますよね。そのうえスケジュール通りに資料が出てこない可能性もあります。

そのため、スケジュールに問題ないか、なぜこの依頼が必要なのかを事前に連絡しておきます。他部署に納得いただいたうえで依頼を出すことで、円滑に業務を回せると考えています。

お互い気持ちよく業務を円滑に進めたいですよね！（もちろん役員クラスからの急な依頼などは事前確認なしに出すことがありますが・・・）

プロマネのコツ3　上記をもとに早期に他部署へ依頼しよう

最後に学んだことは、上記を早期に終わらせて早めに依頼（部内・他部へ）を行うということです。

依頼先は待ちの姿勢（いわゆる指示待ち）でいることが多いと考えたほうがよいです（事前に作業を進めていることも普通にあります）。

指示しないと動けない人たちに対して、依頼が遅れたらどうなるでしょうか。社内業務がスケジュール通りに回らなくなり、場合によっては社外に〇〇延期しますとリリースを出す必要が出てくるかもしれません。

そのような最悪の事態を避けるためにも依頼は早期に送る必要があります。きちんと全体のスケジュールを把握したうえで早期に依頼を送りましょう（依頼に限らずですが、自分に持たされているボール（≒業務）は基本的に爆弾であると考えたほうがよいです。爆弾は早期に処理するに限りますよね）。

おわりに

以上が若手の私が学んだプロマネのコツ3点になります。ほかにも様々なコツはあると思うのですが、これらを守ればさしあたり失敗することがないと考えています（もちろん自身の上司への報連相が前提ですよ！）。

課長代理クラスになるとこのような管理業務の比率が増えてくるため、そこまでにトレーニングを進めておくべきです。なぜならば、若手は失敗しても多少は大目に見ていただけるからです。課長の時間管理を行えるような存在になりましょう！