私が考える上司への報告のコツを解説

上司への報告のコツ!
・初めは確固たる理解と綿密な調査に基づいて報告を行う
・上記を継続し、信頼を得る
・上司からの不意な質問にそれっぽく答えられるようになる

はじめに

みなさんは業務の報告をマネージャー(室長、チーム長、グループ長、部長など)にする機会は多いでしょうか。

私は回数をこなした今でも、色々気にしながら報告を行っています。そのうえ、報告する内容の範囲が年々増えており(以前はA業務のうち1つの処理のみだけであったが、今はA業務全体の報告を行うなど)どのように報告するか常に悩んでいます。

日々悩む中で一定進め方が確立できましたのでご紹介します。

初めは確固たる理解と綿密な調査に基づき報告を行う

初めて業務をする際、社内文章や関連諸法規なども確認しています

初めは上司から多くの質問を投げかけられることが多いです。なぜならば、その業務を理解して行っているかを試すためです。

そのため初めのうちは多くの時間をかけ、想定質問などを準備して報告を行いましょう。実際に報告を行うと、想定できなかった質問を投げかけられます。その場合は素直に後で調べますと伝え、誠実な対応を行いましょう。

自分ができる精一杯の理解と調査を行っていること、ほぼすべての質問に的確に答えられていることを示すことが重要です。

上記を継続し、上司から信頼を得る

着実に成果を上げ、信頼を得ていきましょう!

上司への報告は何度も発生します。その都度上記を繰り返し、信頼を得ます。信頼を得られる(もしくは上司よりその業務を理解できている)ようになると、上司からの質問はほとんどなくなります。

このような状況になるまで、精一杯の理解と調査の実施、質問への的確な回答を継続しましょう。

上司からの不意な質問にそれっぽく答えられるようになる

精一杯の理解と調査の実施、質問への的確な回答を継続していれば、上司からの質問は基本的になくなります。要領もわかってくるため、準備する回答案も少なくなります。

しかしながら、答えにくい質問を時折投げかけられることもあります。そういった場合に口を閉ざしてしまうと今まで気づいた信頼に傷がついてしまううえに、炎上する可能性もあります。

それを回避するためにも、それっぽく回答するスキルを身に着けることが重要です。それっぽく「〇〇ですかねえ・・・?」と回答したり、上手く別の内容へ話題を逸らしたりすることが必要になります。

特に広範な業務の報告の場合にそのような状況がよく起こります。処理の詳細を知らない箇所について質問を投げかけられます(数学の授業をしているのに、古典の細かい質問をされるようなイメージです)。そういった場合には、それっぽく回答することが必要になります。

それさえできれば、今まで気づき上げた信頼もあるため基本的に納得いただけます。

おわりに

今回はみんなが悩む上司への報告のコツをご紹介させていただきました。若手が考えるコツのため、他にもよいコツはあると思います。特段意識していなくても、真面目に論理的に的確に回答できていれば問題はないと思いますが、報告に困っている方はぜひ実践してみてください!